Accès membreFiche juridique P/1/VI - 2020/01
1. Généralités
La majorité des entreprises MBG mettent un véhicule à disposition de leurs travailleurs.
Cette mise à disposition soulève un certain nombre de questions qu'il est important d'étudier avant de prendre cette décision.
2. Remboursement des frais de déplacement et de repas selon la CCT MBG
Dans le principe, l'employeur doit rembourser au travailleur tous les frais qui sont imposés par l'exécution du travail et, lorsqu'il est occupé en-dehors de son lieu de travail, les dépenses nécessaires à son entretien.
Il est alors possible, dans un accord écrit ou une CCT, de prévoir que ce remboursement aura lieu de manière forfaitaire.
La CCT MBG applique un modèle de remboursement forfaitaire des frais de déplacement et de repas, ce système étant applicable à tout le personnel soumis à la CCT, dont les apprentis.
A noter :
Les montants inscrits dans la CCT MBG couvrent et les frais de déplacement et les frais de repas.
L'employeur doit tout d'abord choisir entre un remboursement forfaitaire mensuel ou un remboursement forfaitaire journalier.
Attention :
Une fois le choix effectué, il doit être appliqué à tout le personnel soumis à la CCT et il ne peut plus être modifié avant l'échéance de la CCT.
Une fois ce choix réalisé, reste à déterminer le montant à verser, ce qui dépend de savoir si :
Le travailleur utilise un véhicule fourni par l'entreprise, uniquement pour se déplacer d'un chantier à un autre
Le travailleur utilise un véhicule fourni par l'entreprise pour se déplacer d'un chantier à un autre, mais aussi pour se déplacer jusqu' à son domicile
Le travailleur se déplace d'un chantier à un autre avec son propre véhicule
Le travailleur se déplace d'un chantier à un autre avec son propre véhicule qu'il utilise comme un véritable véhicule d'entreprise, par exemple pour transporter du matériel usant de manière exceptionnelle son véhicule privé
Attention :
La CCT ne prévoit pas de frais de déplacement et de repas maximum. Toutefois, si l'employeur verse un montant supérieur à celui prévu par la convention, la différence entre ce qui est prévu par la CCT et ce que l'employeur verse à ses employés devra être indiquée dans le certificat de salaire.
3. Cas particulier du frontalier : taxe à l'importation
La mise à disposition d'un véhicule d'entreprise pose un certain nombre de questions lorsque le travailleur l'utilise dans la zone frontalière.
L'employeur pourrait en particulier devoir payer des taxes à l'importation sur le véhicule, s'il ne prend pas garde.
Il est donc important de spécifier dans le contrat de travail les limites de l'utilisation à titre privée du véhicule d'entreprise en indiquant que seuls les trajets domicile-lieu de travail sont admis.
Exemple de clause contractuelle :
« Un véhicule est mis à la disposition du travailleur par l'employeur.
Le travailleur ne peut utiliser ce véhicule que dans le cadre des déplacements professionnels et pour effectuer les trajets entre son lieu de travail et son domicile.
Toute autre utilisation est interdite. Le travailleur prendra à sa charge tous les frais résultants d'une contravention à cette clause ».
Muni de son contrat de travail, le travailleur devra se rendre au bureau des douanes françaises et au bureau des douanes suisses pour y remplir la demande d'autorisation d'importation temporaire du véhicule.
4. Assurances
Si le travailleur frontalier utilise son propre véhicule pour effectuer sa prestation de travail pour le compte de l'employeur, l'entreprise doit s'assurer qu'il dispose d'une couverture d'assurance adéquate pour pouvoir l'utiliser à des fins professionnelles.
Astuces :
Il est possible de prévoir dans le contrat une clause indiquant qu'il ne sera valable qu'à la condition que le travailleur apporte la preuve que son assurance le couvre en cas de dommages lors de l'utilisation du véhicule à des fins professionnelles.
5. Responsabilités
5.1. De l'employeur
En cas de faute grave du travailleur, l'assureur du véhicule peut se retourner contre l'employeur notamment s'il ne lui a pas donné toutes les indications nécessaires à l'usage du véhicule, s'il n'a pas vérifié qu'il était bien possesseur d'un permis de conduire valable ou encore s'il devait savoir qu'il n'était pas apte à conduire (infirmité, prise de médicaments...).
En outre, l'employeur peut être poursuivi pénalement, si le travailleur n'est pas en possession d'un permis de conduire valable.
5.2. Du travailleur
Le principe veut que le travailleur est responsable du dommage qu'il cause intentionnellement ou par négligence.
Toutefois, l'employeur supporte le risque économique de l'entreprise.
Par conséquent, il n'est pas possible de mettre à la charge du travailleur le paiement d'un dégât ou d'une amende, si un certain degré de faute n'est pas atteint.
Exemple :
Il a été décidé par les tribunaux qu'il n'était pas possible de mettre entièrement à la charge du travailleur les frais de réparation d'un véhicule accidenté, alors qu'il n'avait pas pris toutes les précautions pour sortir d'une place de stationnement. Il a été jugé que dans le cas concret la faute du travailleur était légère et qu'il n'était responsable qu'à hauteur de 1/5ème des dégâts (ARbG Zurich 15.10.1992, ZR 93 (1994) N° 46).
6. Perte du permis de conduire
Si un retrait de permis est prononcé contre un travailleur, alors que l'utilisation d'un véhicule est indispensable pour l'exécution de son travail, il répond des frais supplémentaires qu'il occasionne à son employeur.
7. Imposition
Les montants indiqués dans la CCT pour les frais de repas et de déplacement ont été approuvés par l'administration fiscale dans le cadre du règlement FER.
Si un montant supérieur à celui prévu dans la CCT est versé à l'employé à titre d'indemnité pour les frais de déplacement et de repas, la différence entre ce qui est prévu par la CCT et ce qui est versé est imposable. Cette différence devra donc être indiquée dans le certificat de salaire (sous chiffe 13.2.3).
En outre, elle pourra être reprise dans le cadre d'un contrôle AVS de l'employeur à titre de salaire.
A noter :
La CCT ne s'applique pas au personnel administratif. Selon le code des obligations, l'employeur rembourse au travailleur tous les frais imposés par l'exécution du travail et les dépenses nécessaires à son entretien lorsqu'il est occupé en dehors de son lieu de travail.
Un accord écrit peut prévoir que les frais engagés par le travailleur lui seront remboursés sous forme d'une indemnité fixe, telle qu'une indemnité forfaitaire journalière, hebdomadaire ou mensuelle, à condition qu'elle couvre tous les frais nécessaires.
En outre, si le travailleur utilise son propre véhicule pour exécuter le travail ou un véhicule mis à sa disposition par l'employeur, il a droit au remboursement des frais courants d'usage et d'entretien. En outre, il a droit au paiement des impôts sur le véhicule et des primes d'assurance ainsi qu'une indemnité pour usure, s'il utilise son propre véhicule dans l'exécution du travail.
Si l'employeur rembourse les frais effectifs encourus pour l'exécution du travail, ils ne seront pas imposés si les justificatifs peuvent être produits.
Si l'employeur a prévu par écrit que les frais seraient remboursés sous forme d'une indemnité forfaitaire, il est conseillé d'établir un règlement de remboursement des frais (modèle à télécharger sur le site de la Conférence suisse des impôts) à faire valider par l'administration fiscale.
A défaut, l'administration fiscale pourrait imposer les montants forfaitaires versés. En outre, ils pourraient être repris dans le cadre d'un contrôle AVS de l'employeur.